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Current version
André Fabiano Dyck, 06/09/2024 18:40
Sistema de Inscrições - Manual do Coordenador¶
Apontamentos feitos para nortear o manual
A atividade já aconteceu?
Veja as instruções abaixo
- Table of contents
- Sistema de Inscrições - Manual do Coordenador
Pré-Requisito¶
- Registro da Ação de Extensão:
Antes de inicar o cadastro da atividade no sistema de inscrições, é obrigatório ter uma ação de extensão devidamente registrada no SIRAEx.
Até setembro de 2016, as ações de extensão eram registrada no notes.
Após esta data, passaram a ser registradas no SIGPEX.
Acesso ao Sistema de Inscrições¶
O acesso ao Sistema de Inscrições se dá pelo endereço: http://inscricoes.ufsc.br
A tela inicial do sistema apresenta as atividades que estão disponíveis para se inscrever (dentro do período de inscrições e com a opção Desejo que essa atividade seja listada publicamente no sistema de inscricoes habilitada)
Nesta tela inicial não é necessário que o usuário esteja autenticado (efetuado login).
Na parte superior da tela inicial há um botão Entrar, que é onde se efetua a autenticação.
É possível Visualizar a Atividade clicando no botão "Detalhes" ou no "Nome" da Atividade em questão.
Criação de uma Nova Atividade¶
Atividade foi o nome mais genérico encontrado para designar os desdobramentos das ações de extensão.
Entenda-se por atividade, um curso, palestra, capacitação, encontro, etc.
- a partir de cada atividade é possível gerar somente um tipo de certificado. Ex.: Ministrante, Participante, Coordenador, etc
- uma ação de extensão (SIRAEx) pode ter inúmeras atividades do sistema de inscrições.
- uma atividade pertence a uma única ação de extensão (SIRAEx)
- é possível criar uma atividade com base em outra atividade, através da ferramenta Criar Cópia da Atividade.
- Criação de uma nova atividade
- Nome
- Descrição
- Projeto de Extensão
- Nome da Edição
- Código
- Apelido
- Email para suporte
- Telefone para Suporte
- Página oficial da atividade
- Limite de vagas
- Tipo de participação
- Método de homologação
- Método de inscrição de candidatos
- Abertura das inscrições
- Fechamento das inscrições
- Listar publicamente
- Restringir inscrições no mesmo projeto
Edição/Configuração de uma Atividade¶
Visualizar a Atividade¶
A visualização da atividade se dá através da página inicial do Sistema de Inscrições ou através de um link direto para a atividade, que é configurável através do campo código.
Um exemplo de visualização da atividade pode ser conferido na imagem.
Na visualização da atividade, são apresentadas uma série de informações.
- 1 - nome
- 2 - edição
- 3 - descrição
- 4 - página oficial da atividade
- 5 - tipo de participação (tipo de certificado)
- 6 - link direto para a atividade
- 7 - início e término das inscrições
- 8 - situação da inscrição/solicitar inscrição (aqui cabe uma explicação sobre as possíveis situações)
- 9 - botão Inscrições
- 10 - botão Configurar
Gerenciamento das Inscrições¶
O acesso ao gerenciamento das inscrições se dá pelo botão "Inscrições", exposto na seção Visualizar a Atividade.
Na página "Gerenciar Inscrições", é possível identificar uma série de informações, conforme a ilustração
- nome da atividade
- edição
- situação da atividade: Sincronizado com o Moodle ou Não Sincronizado com o Moodle
- botão Configurar
- botão Convites
- Gerenciar
- Enviar - Envio de Convites (se Método de Inscrição de Candidatos for Cadastramento Manual)
- botão Exibição
- botão Filtrar
- botão Exportar
- lista de inscritos (Nome, Email, CPF, Status da Inscrição, Ações)
- Status do Cadastro
- Homologado/Não homologado no SCCP
- Cadastro Válido/Inválido (ver OBS abaixo)
- Status da Inscrição
- Aguardando análise
- Incompleta
- Homologada
- Rejeitada
- Ações
- Homologar/Cancelar homologação
- Status do Cadastro
- número de inscritos
- paginação (35 por página)
OBSERVAÇÃO: o uso da opção de validação de cadastros é exclusivamente para organização do curso. Por exemplo, se houver algum pedido de informação extra (campos adicionais ou anexos), é possível validar ou não uma inscrição com relação a possíveis requisitos.
De forma alguma a validade ou não da inscrição interfere no Cadastro de Pessoa (SCCP).
Sugestões para Atividades que já aconteceram¶
Há duas opções:
1ª opção: NOVIDADE Cadastrar diretamente no sistema de certificados, fornecendo a lista de candidatos por arquivo TXT ou CSV. Veja instruções
2ª opção: Instruções abaixo
(contribuição de Suzana Silva/PROEX)
O uso do sistema de inscrições é obrigatório, mesmo para atividades que já aconteceram. Abaixo são oferecidas sugestões de formalizar a inscrição e consequentemente possibilitar a certificação
Você tem o nome, número de cpf e e-mail dos participantes?¶
Passo 1: Faça o registro da atividade no sistema de inscrições (http://inscricoes.ufsc.br/)
Na configuração da Atividade
- No “nome” da atividade coloque “Obtenção do certificado da (nome da ação)”
Ex: Obtenção do certificado da XV Semana de Educação - No “método de inscrição de candidatos” selecione “envio de convites (cadastramento manual)”
- No “método de homologação” selecione “automático”
- Data de início: data atual
Passo 2: enviar os convites
No gerenciamento das inscrições
- Clique em “gerenciar Inscrições” -> “convites” -> “enviar”
- Selecione o tipo de envio
- Indica-se o envio individual quando o número de participantes é baixo
- Envio em Massa: Anexe arquivo no formato de texto (.csv ou .txt) conforme modelo: nome,participante@email.com,999.999.999-99
Assim, os participantes irão receber um e-mail para confirmar a participação na ação de extensão e ao responder o mesmo estarão automaticamente na lista de participantes.
Passo 3: Depois de verificar se todos os participantes responderam ao convite, faça o cadastro do certificado no sistema de certificados (http://certificados.ufsc.br/)
Você tem o nome e número de cpf , mas não tem o e e-mail dos participantes?¶
Passo 1: Faça o registro da atividade no sistema de inscrições (http://inscricoes.ufsc.br/)
Na configuração da Atividade
- No “nome” da atividade coloque “Obtenção do certificado da (nome da ação)”
Ex: Obtenção do certificado da XV Semana de Educação - No “método de inscrição de candidatos” selecione “envio de convites (cadastramento manual)”
- No “método de homologação” selecione “automático”
- Data de início: data atual
- Na aba "Emails" (à esquerda na página de configuração da atividade) copie o texto que aparece na “pré-visualização” e divulgue o texto com o link de inscrição em uma página que os participantes tenham acesso (página do evento, facebook, página onde foi realizada a inscrição, outros)
Passo 2: enviar os convites
No gerenciamento das inscrições
- Clique em “gerenciar Inscrições” -> “convites” -> “enviar”
- Selecione o tipo de envio
- Indica-se o envio individual quando o número de participantes é baixo, informando um e-mail da organização do evento (coordenador ou responsável)
- Envio em Massa:
- Crie um arquivo com os dados dos participantes (nome e cpf) e um e-mail da organização do evento (coordenador ou responsável)
- Anexe arquivo .txt conforme modelo: nome,evento@email.com,999.999.999-99
Assim, os participantes irão acessar o link que aparece no texto divulgado na página do evento, irão confirmar a participação na ação de extensão e estarão automaticamente na lista de participantes.
Passo 3: Depois de verificar se todos os participantes responderam ao convite, faça o cadastro do certificado no sistema de certificados (http://certificados.ufsc.br/)