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Sistema de Inscrições - Manual do Coordenador

Apontamentos feitos para nortear o manual

A atividade já aconteceu?
Veja as instruções abaixo

Pré-Requisito

  • Registro da Ação de Extensão:
    Antes de inicar o cadastro da atividade no sistema de inscrições, é obrigatório ter uma ação de extensão devidamente registrada no SIRAEx.
    Até setembro de 2016, as ações de extensão eram registrada no notes.
    Após esta data, passaram a ser registradas no SIGPEX.

Acesso ao Sistema de Inscrições

O acesso ao Sistema de Inscrições se dá pelo endereço: http://inscricoes.ufsc.br

A tela inicial do sistema apresenta as atividades que estão disponíveis para se inscrever (dentro do período de inscrições e com a opção Desejo que essa atividade seja listada publicamente no sistema de inscricoes habilitada)

Nesta tela inicial não é necessário que o usuário esteja autenticado (efetuado login).

Na parte superior da tela inicial há um botão Entrar, que é onde se efetua a autenticação.

É possível Visualizar a Atividade clicando no botão "Detalhes" ou no "Nome" da Atividade em questão.

Criação de uma Nova Atividade

Atividade foi o nome mais genérico encontrado para designar os desdobramentos das ações de extensão.
Entenda-se por atividade, um curso, palestra, capacitação, encontro, etc.

IMPORTANTE:
  • A partir de cada atividade é possível gerar somente um tipo de certificado. Ex.: Ministrante, Participante, Coordenador, etc
  • Uma ação de extensão (SIRAEx) pode ter inúmeras atividades do sistema de inscrições
  • Uma atividade pertence a uma única ação de extensão (SIRAEx)
  • É possível criar uma atividade com base em outra atividade, através da ferramenta Criar Cópia da Atividade.

Edição/Configuração de uma Atividade

Visualizar a Atividade

A visualização da atividade se dá através da página inicial do Sistema de Inscrições ou através de um link direto para a atividade, que é configurável através do campo código.

Um exemplo de visualização da atividade pode ser conferido na imagem.

Na visualização da atividade, são apresentadas uma série de informações.

  • 1 - nome
  • 2 - edição
  • 3 - descrição
  • 4 - página oficial da atividade
  • 5 - tipo de participação (tipo de certificado)
  • 6 - link direto para a atividade
  • 7 - início e término das inscrições
  • 8 - situação da inscrição/solicitar inscrição (aqui cabe uma explicação sobre as possíveis situações)
  • 9 - botão Inscrições
  • 10 - botão Configurar

Gerenciamento das Inscrições

O acesso ao gerenciamento das inscrições se dá pelo botão "Inscrições", exposto na seção Visualizar a Atividade.

Na página "Gerenciar Inscrições", é possível identificar uma série de informações, conforme a ilustração

  • nome da atividade
  • edição
  • situação da atividade: Sincronizado com o Moodle ou Não Sincronizado com o Moodle
  • botão Configurar
  • botão Convites
    • Gerenciar
    • Enviar - Envio de Convites (se Método de Inscrição de Candidatos for Cadastramento Manual)
  • botão Exibição
  • botão Filtrar
  • botão Exportar
  • lista de inscritos (Nome, Email, CPF, Status da Inscrição, Ações)
    • Status do Cadastro
      • Homologado/Não homologado no SCCP
      • Cadastro Válido/Inválido (ver OBS abaixo)
    • Status da Inscrição
      • Aguardando análise
      • Incompleta
      • Homologada
      • Rejeitada
    • Ações
    • Homologar/Cancelar homologação
  • número de inscritos
  • paginação (35 por página)

OBSERVAÇÃO: o uso da opção de validação de cadastros é exclusivamente para organização do curso. Por exemplo, se houver algum pedido de informação extra (campos adicionais ou anexos), é possível validar ou não uma inscrição com relação a possíveis requisitos.
De forma alguma a validade ou não da inscrição interfere no Cadastro de Pessoa (SCCP).

Sugestões para Atividades que já aconteceram

Há duas opções:

1ª opção: NOVIDADE Cadastrar diretamente no sistema de certificados, fornecendo a lista de candidatos por arquivo TXT ou CSV. Veja instruções

2ª opção: Instruções abaixo

(contribuição de Suzana Silva/PROEX)

O uso do sistema de inscrições é obrigatório, mesmo para atividades que já aconteceram. Abaixo são oferecidas sugestões de formalizar a inscrição e consequentemente possibilitar a certificação

Você tem o nome, número de cpf e e-mail dos participantes?

Passo 1: Faça o registro da atividade no sistema de inscrições (http://inscricoes.ufsc.br/)

Na configuração da Atividade

  • No “nome” da atividade coloque “Obtenção do certificado da (nome da ação)”
    Ex: Obtenção do certificado da XV Semana de Educação
  • No “método de inscrição de candidatos” selecione “envio de convites (cadastramento manual)”
  • No “método de homologação” selecione “automático”
  • Data de início: data atual

Passo 2: enviar os convites

No gerenciamento das inscrições

  • Clique em “gerenciar Inscrições” -> “convites” -> “enviar”
  • Selecione o tipo de envio
    • Indica-se o envio individual quando o número de participantes é baixo
    • Envio em Massa: Anexe arquivo no formato de texto (.csv ou .txt) conforme modelo: nome,,999.999.999-99

Assim, os participantes irão receber um e-mail para confirmar a participação na ação de extensão e ao responder o mesmo estarão automaticamente na lista de participantes.

Passo 3: Depois de verificar se todos os participantes responderam ao convite, faça o cadastro do certificado no sistema de certificados (http://certificados.ufsc.br/)

Você tem o nome e número de cpf , mas não tem o e e-mail dos participantes?

Passo 1: Faça o registro da atividade no sistema de inscrições (http://inscricoes.ufsc.br/)

Na configuração da Atividade

  • No “nome” da atividade coloque “Obtenção do certificado da (nome da ação)”
    Ex: Obtenção do certificado da XV Semana de Educação
  • No “método de inscrição de candidatos” selecione “envio de convites (cadastramento manual)”
  • No “método de homologação” selecione “automático”
  • Data de início: data atual
  • Na aba "Emails" (à esquerda na página de configuração da atividade) copie o texto que aparece na “pré-visualização” e divulgue o texto com o link de inscrição em uma página que os participantes tenham acesso (página do evento, facebook, página onde foi realizada a inscrição, outros)

Passo 2: enviar os convites

No gerenciamento das inscrições

  • Clique em “gerenciar Inscrições” -> “convites” -> “enviar”
  • Selecione o tipo de envio
    • Indica-se o envio individual quando o número de participantes é baixo, informando um e-mail da organização do evento (coordenador ou responsável)
    • Envio em Massa:
      • Crie um arquivo com os dados dos participantes (nome e cpf) e um e-mail da organização do evento (coordenador ou responsável)
      • Anexe arquivo .txt conforme modelo: nome,,999.999.999-99

Assim, os participantes irão acessar o link que aparece no texto divulgado na página do evento, irão confirmar a participação na ação de extensão e estarão automaticamente na lista de participantes.

Passo 3: Depois de verificar se todos os participantes responderam ao convite, faça o cadastro do certificado no sistema de certificados (http://certificados.ufsc.br/)

Imagens utilizadas nesta página do Manual