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Sistema de Certificados - Manual do Coordenador

Novidade: O Sistema de Certificados recebeu uma importante atualização. O Novo Manual está em processo de elaboração. Portanto, este já não representa exatamente as características do Sistema de Certificados

1ª opção: Cadastrar diretamente no sistema de certificados, fornecendo a lista de candidatos por arquivo TXT ou CSV. Veja instruções

2ª opção: Integrando ao sistema de inscrições. Veja algumas dicas de como configurar a atividade no sistema de inscrições pelo link instruções

Pré-Requisitos

  • Registro da Ação de Extensão:
    Antes de inicar o cadastro do modelo no sistema de certificados, é obrigatório ter uma ação de extensão devidamente registrada no SIRAEx.
    Até setembro de 2016, as ações de extensão eram registrada no notes.
    Após esta data, passaram a ser registradas no SIGPEX.
  • Criação da Atividade no Sistema de Inscrições
    Para qualquer tipo de certificação de extensão, é obrigatória a criação de uma atividade no Sistema de Inscrições, pois é de lá que virão os nomes dos participantes.
    para saber mais a respeito, acesse a página do Manual do Sistema de Inscrições.

Acesso ao Sistema de Certificados

O acesso ao Sistema de Certificados se dá pelo endereço: http://certificados.ufsc.br

A tela inicial apresenta apenas um botão para efetuar login ("Acessar").

Uma vez autenticado no sistema, são apresentados os certificados que estão disponíveis para impressão/_download_ (caso possua algum).

Criação de um Modelo de Certificado

Após ter efetuado o Login no sistema, caso a pessoa tenha direito a criar certificado, aparecerá o item de Menu "Certificados", com a opção "Criar", conforme a figura.
OBS. Caso não esteja aparecendo esta opção, é preciso verificar algum possível problema com o seu número SIAPE.

A criação de um novo Modelo de Certificado é composta de dois passos principais:

  • Passo 1:
    • Seleção do Projeto de Extensão:
      Por padrão, são buscados as ações de extensão que o usuário do sistema possui no SIGPEX. Caso seus projetos estejam ainda no notes, basta clicar no link "Pesquisar por projetos no NOTES", conforme ilustrado na figura.
      É apresentada uma lista com as ações registradas e que estão com a situação de "Aprovado".
      Logo após selecionar a ação correspondente, são carregadas diversas informações sobre o projeto.
    • Seleção de Candidatos:
      Ainda na imagem de exemplo é possível selecionar a aplicação de onde virão os participantes. Normalmente virão do sistema de inscrições, mas também poderão vir de outras fontes. Abaixo são mostradas todas elas:
      • Provenientes do sistema de inscrições
      • Importação por arquivo (TXT ou CSV)
      • Formulário de extensão
      • SEPEX (uso exclusivo da PROEX)
      • Cursos extracurriculares (uso exclusivo do DLLE)

OBS.: no caso do exemplo utilizado neste manual, o projeto não está encerrado e por este motivo é preciso preencher o relatório parcial. Para saber mais a respeito sobre o preenchimento do Relatório Parcial, acesse a seção Necessidade de Relatório Parcial.

IMPORTANTE: ao clicar no botão "Continuar", o Sistema de Certificados busca por atividades registradas no Sistema de Inscrições registradas sob o mesmo número de protocolo. Caso não encontre atividades, é forçada a abertura desta tela do Passo 1 novamente, para seleção de outra ação de extensão, conforme ilustração.

  • Passo 2: Criação dos dados do certificado
    Neste passo é feita a entrada dos dados que constarão no certificado
    • Edição: caso tenha sido escolhido como aplicação o sistema de inscrições, são apresentadas todas as atividades (por nome de edição) sob o mesmo protocolo do formulário de extensão escolhido
    • Título do certificado
    • Apelido do certificado: para facilitar gestão
    • Tipo de Participação (se a seleção de candidatos for sistema de inscrições, esta informação vem de lá. Caso contrário, é possível escolher o tipo de participação. IMPORTANTE: cada modelo de certificado gera somente um tipo de participação. Se houver necessidade de mais de um tipo, deve-se criar outro modelo)
    • Tópicos abordados
    • Data de início
    • Data de término
    • Carga horária
    • Integração com o Moodle: esta é uma função avançada de configuração. Mais detalhes na seção Integração com o Moodle.

Ainda neste segundo passo, é possível "Pré-visualizar" como ficarão os dados no modelo de certificado, como o "exemplo"https://redmine.setic.ufsc.br/attachments/download/5839/CERT_pre_visualizacao_certificado.png.

Edição de um Modelo de Certificado

Há diversas formas de editar um Modelo de Certificado. Um deles se dá partindo da lista de modelos, que se dá por meio do menu Certificados >> Gerenciar, situado na barra superior da tela, conforme ilustração. Outra forma é através do modo leitura (visualização) do modelo de certificado e escolher a opção editar através do botão Configurações.

Após ter listados os modelos já salvos, no lado direito há um botão, com a opção Visualizar ou Editar. Clique em editar, conforme ilustrado.

A tela mostrada é exatamente a mesma que aparece no "Passo 2" da parte de Criação de um Modelo de Certificado.

Editar tópicos abordados de um participante em específico

É possível alterar os tópicos abordados de um participante. Basta na listagem de certificáveis, clicar na opção "Editar tópicos abordados":.

Sincronizando os Certificáveis (Participantes)

No Sistema de Certificados não há cadastramento de participantes (certificáveis)

Ao invés disso, há uma opção de Sincronização com o sistema indicado no Passo 1 da Criação de um Modelo de Certificado, conforme indicado na parte inferior da ilustração.

Para Sincronizar os participantes, é preciso abrir o modelo de certificado no modo leitura (visualização), conforme ilustração.

Nesta sincronização, são trazidos do Sistema de Inscrições somente as pessoas inscritas cujos Status da Inscrição seja Homologada.

Cada sincronização gera um grupo de pessoas, identificado por um número sequencial: Grupo 1, Grupo 2, etc.

Se houver uma sincronização após 120 (cento e vinte) dias de ter sido habilitada a emissão dos certificados, é necessário que o grupo gerado com os novos participantes homologados sejam obrigatoriamente aprovados pela Pró-Reitoria de Extensão.

Habilitar a Emissão de Certificados

Após finalizar a edição do conteúdo do certificado (modelo) e sincronizar os participantes, é preciso Habilitar e Emissão de Certificados.

Para isso, é preciso abrir o modelo do certificado em modo leitura (visualização) e acessar a opção de habilitação através do botão Configurações (usado neste imagem com destaque para edição).

IMPORTANTE: Se houver uma sincronização após 120 (cento e vinte) dias de ter sido habilitada a emissão dos certificados, é necessário que o grupo gerado com os novos participantes homologados sejam obrigatoriamente aprovados pela Pró-Reitoria de Extensão.

Bloquear emissão/desbloquear emissão de certificado

É possível, caso ainda não tenha sido emitido o certificado, bloquear a emissão do mesmo. Para isso, basta escolher a opção Bloquear emissão do certificado. Da mesma forma, pode-se desbloquear a emissão do certificado.

Necessidade de Relatório Parcial

O Relatório Parcial se faz necessário apenas para os casos que a ação de extensão tem sua situação diferente de "Encerrado".

Essa verificação é feita e se torna restritiva justamente na hora de Habilitar a emissão de certificados.

É possível através da ação Atualizar informações do projeto, fazer com que seja feita nova busca no Sistema que contém o formulário de extensão para verificar se esta situação se alterou.

Caso a situação seja diferente de "Encerrado", será mostrada uma seção para Enviar o Relatório Parcial. O comportamento da aplicação é diferente de acordo com o Sistema onde se encontra registrada a ação de extensão:

  • NOTES: No notes aparece um link para (mais detalhes), que mostra como deve-se proceder utilizando-se da ferramenta SPA para fazer a solicitação digital.
    IMPORTANTE: a solicitação deve ser aprovada pela chefia do departamento antes de ser enviada para a PROEX.
  • SIGPEx: Quando a ação de extensão está registrada no SIGPEx, é mostrada a tela de Relatório Parcial explicando que será criado um relatório parcial no pŕoprio sistema (SIGPEx) e que após a aprovação da chefia, os certificados serão habilitados a sua emissão.

Número de certificados no Relatório Parcial do SIGPEX

O Sistema de Certificados passou por alterações significativas ao longo dos anos para suprir necessidades pontuais das atividades desenvolvidas nos projetos de extensão da UFSC.
Uma dessas necessidades atendidadas foi a possiblidade de emissão de certificados antes mesmo do encerramento do projeto de extensão.
No entanto, uma vez que o projeto pode passar por pedidos de revisão e ter seus dados alterados, criou-se a figura do Relatório Parcial para a emissão de certificados de atividades de projetos que ainda estão em andamento (Situação igual a Aprovado), exigindo a aprovação do Coordenador de Extensão do Departamento do Coordenador do projeto para ter a emissão dos certificados liberada.
A respeito dos valores contidos neste relatório, particularmente o valor do Número de Certificados, representa o NÚMERO MÁXIMO DE CERTIFICADOS EMITIDOS POSSÍVEIS.
O número de certificados emitidos está diretamente ligado ao tipo de configuração que a atividade utiliza para a sua atividade.

1) Sem a integração com o Moodle

Caso não esteja utilizando o suporte do Moodle, o Número de Certificados é exatamente igual:
(i) ao número de inscrições homologadas no sistema de inscrições, caso esteja utilizando a integração com este sistema; ou
(ii) ao número de registros importados do arquivo TXT ou CSV.

2) Com a integração com o Moodle

Com a integração com o Moodle, deve-se partir de algumas premissas:
(i) Ao utilizar a integração com o Moodle, deve-se obrigatoriamente utilizar também o sistema de inscrições.
(ii) Todo candidato homologado no sistema de inscrições é automaticamente inscrito no referido curso do Moodle.
(iii) No momento da confecção do certificado, todos os participantes homologados no sistema de inscrições são importados para o Sistema de Certificados, por serem participantes potenciais a receber seu certificado.

É por este motivo que o número de certificados informado no Relatório Parcial é um número máximo de certificados possíveis.
Uma vez configurado o modelo do certificado, e tendo-se em conta que o projeto ainda não está encerrado, no Relatório Parcial consta o número de pessoas que foram inscritas no Moodle.
A efetiva emissão dos certificados se dará mediante alcance dos critérios de completude definidos no próprio ambiente Moodle.
Como o sistema de Certificados não tem acesso ao número de pessoas que atingiram os critérios de completude e considerando que estes critérios podem ser atingidos ao longo do tempo, não é possível precisar um número de certificados a serem emitidos.
A única informação de quantidade disponível no momento da criação do modelo do certificado é o número máximo de certificados que podem ser emitidos e que é igual ao número de participantes inscritos no curso Moodle e que é igual ao número de inscrições homologadas na atividade do sistema de inscrições.

Integração com o Moodle

IMPORTANTE: para que funcione corretamente a integração com o Moodle, deve-se solicitar a equipe Moodle por meio de chamado para que a sincronização seja ativada e os participantes que atingirem os critérios de completude do curso possam ser enviados ao sistema de certificados para emissão dos seus respectivos certificados.

Na edição do modelo do certificado (tela 2 de criação também) há uma seção de Integração com o Moodle. (importante: esta seção só aparece se for escolhido o Sistema de Inscrições como origem dos participantes)
Há quatro opções para ativação:
  • Integrar certificado com o Moodle: isso quer dizer que o Moodle "avisará" qual participante pode ter seu certificado emitido. Ver Perguntas Frequentes do Moodle.
    IMPORTANTE: Habilitar a emissão de certificados através do botão Configurações.
  • Ignorar tópicos abordados do Moodle: se esta opção for ativada, é preciso definir (se for o caso de haver essa informação) os tópicos abordados no modelo do certificado. Caso não seja ativada esta opção, o Moodle enviara todos os módulos cursados pelo participante com carga horária maior que zero.
  • Utilizar a data de inscrição do Moodle como data de início do certificado: ao ativar esta opção, a data de início do template é substituida pela data que a pessoa foi homologada no sistema de inscrições e inscrita no curso Moodle.
  • Utilizar a data de sincronização do Moodle como data de término do certificado: ao ativar esta opção, a data de término do template é substituida pela data que a pessoa foi enviada pelo Moodle para o sistema de certificados.

Colocar ainda:
- não é possível atrelar a carga horária do certificado aos tópicos que vem do moodle
- a data de término é automaticamente considerada a de sincronização do moodle, caso seja maior que o dia da sincronização.

Gerenciar Assitentes

Assistente: pessoa que possui este papel pode acessar o modelo de certificado e os respectivos participantes e sincronizá-los. Mas o assistente não pode editar as configurações do modelo do certificado.

Na página de visualização do modelo de certificado, escolha a opção Gerenciar assistentes do botão Configurações.

Será mostrada uma tela com as pessoas que possuem o papel assistente no modelo de certificado em questão.

Para adicionar um novo assistente, basta procurar pelo nome ou CPF da pessoa que receberá este papel. É preciso que a pessoa tenha acessado (feito login) pelo menos uma vez no sistema de certificados. Será mostrado nome da pessoa e ao lado um campo de botão (radio button) para ativar o papel, conforme ilustração.

Atualizar informações do projeto

Há uma série de validações feitas no sistema de certificados com base nos dados do projeto de extensão.
  • Data de início
  • Data de término
  • Carga horária
  • Situação do Projeto

Muitas vezes, após se deparar com estas limitações, pode-se fazer necessário alterar estas informações na ação de extensão. Mesmo depois de serem aprovadas, o sistema de certificados considera sempre os dados buscados na primeira vez. Para "forçar" que o sistema busque novamente os dados da ação de extensão, é preciso escolher a opção "Atualizar informações do projeto" através do botão Configurações.

Cadastrando os participantes diretamente no sistema de certificados

Para cadastrar diretamente os participantes sem a necessidade de utilizar o sistema de inscrições, basta indicar que a seleção de candidatos ocorrerá por Importação de arquivo (TXT ou CSV) conforme ilustração

Aviso de ERRO: há relatos de erro ao tentar importar o arquivo com caracteres acentuados. Está relatado na nossa FAQ

IMPORTANTE: os candidatos que não possuem cadastro na UFSC, precisarão efetuar seu cadastro primeiramente. Quando o primeiro acesso ocorrer, o sistema de certificados verifica as pendências de emissão no CPF importado e inicia e confecção dos mesmos.

Certificados para Estrangeiros

Diferentemente das pessoas que possuem CPF, o passaporte não é uma informação que garanta unicidade da pessoa.
Por este motivo, NÃO é possível fazer a inclusão via arquivo TXT ou CSV.
A única opção para a emissão para estas pessoas é:

1) Criar uma atividade específica no sistema de inscrições (Instruções), com a sugestão de título: "Certificado para estrangeiros da atividade XYZ"

2) Criar o modelo de certificado de acordo com as inscruções acima (Instruções)

IMPORTANTE: antes de sincronizar o sistema de certificados com o de inscrições, é imprescindível confirmar que a pessoa desejada está homologada no sistema de inscrições, pois como o passaporte não é um dado que garanta unicidade da pessoa, um terceiro com o mesmo passaporte pode ser cadastrado no lugar do participante desejado.

Imagens utilizadas nesta página do Manual do Coordenador