Project

General

Profile

Manual do Sistema de Certificados

Última atualização: 30/04/2021 - 09:00

Novidade: O Sistema de Certificados recebeu uma importante atualização em Abril/2021. Este manual está ainda em processo de elaboração

Os problemas/dificuldades encontrados pelos usuários estão relatados na nossa FAQ

SIGPEX - Ações de Extensão

É um pré-requisito que os certificados de extensão sejam amparados por uma ação de extensão previamente registrada no SIGPEX

Coordenação da ação

Somente o coordenador da ação de extensão ou uma pessoa indicada por ele podem registrar certificados.

Tipos de ações suportadas

São permitidas apenas as ações de extensão registradas como:

  • Projeto de Extensão
  • Curso de Extensão
  • Evento de Extensão

Portanto, Programas de extensão não podem gerar certificados.

Carga horária

A carga horária total da atividade é a que regulamenta e controla o limite de carga horária dos certificados.
Esta informação no SIGPEX fica na terceira aba, em Caracterização da Ação.
IMPORTANTE: uma pessoa não poderá ter certificados de uma mesma ação de extensão cuja soma das cargas horárias dos certificados seja superior ao valor informado no SIGPEX.

Período

Todo certificado deve estar amparado pela ação de extensão. Desta forma, nenhum certificado pode ser emitido com data anterior ao início da ação nem posterior à sua data de término.

Situação da Ação

Para que um projeto possa ser buscado no SIGPEX, o mesmo precisa estar com sua situação entre um dos estados abaixo:

  • Aprovado
  • Relatório Final em preenchimento
  • Relatório Final em aprovação
  • Encerrado

Apenas a situação Encerrado não exige que seja criado um relatório parcial.

Relatório parcial

O relatório parcial é criado na habilitação da emissão dos certificados.
Neste momento, o sistema de certificados efetua uma consulta ao SIGPEX para buscar os dados da ação de extensão.
Identificado que o mesmo ainda não está encerrado, é apresentada a opção para criar o relatório parcial.
Há duas opções:
- não criar o relatório parcial neste momento, pois muitas vezes o projeto já foi encerrado e falta apenas a aprovação do relatório final do mesmo
- criar o relatório parcial, clicando no botão que o sistema de certificados apresenta.

Uma vez criado o relatório parcial, o mesmo aparecerá na ação de extensão no SIGPEX, numa aba específica chamada "Relatório Parcial".
O responsável pela aprovação deste relatório é a mesma pessoa que aprova a participação do coordenador da ação de extensão.

IMPORTANTE: uma vez criado o relatório, o mesmo precisa ser aprovado obrigatoriamente, mesmo se logo após a sua criação o projeto venha a ter o relatório final aprovado e consequentemente, encerrado.

Busca vazia

Quando não são encontrados projetos de extensão que atendam os requisitos acima informados, é mostrada uma mensagem pelo sistema: "Não existe projeto no SIGPEX a ser certificado."

Projetos

O projeto é o ponto de partida para a emissão de certificados no Sistema de Certificados.
Trata-se de uma ação de extensão cadastrada no SIGPEX que deve ser importada por meio da funcionalidade de "Novo projeto"

Novo projeto

Somente o coordenador da ação de extensão no SIGPEX pode fazer a busca de um projeto de sua autoria.
No momento da busca, o papel que tiver sido atribuido a outra pessoa para gerenciar certificados é importado também e a partir deste momento a pessoa pode gerenciar este projeto no sistema de certificados.
Também é possível atribuir permissões diretamente no sistema de certificados. Para isso, consulte os itens Permissões do projeto e Gerenciar assistentes

Projetos cadastrados

Ao clicar no menu "Projetos", são listados todos os projetos que a pessoa tem direito a gerenciar (ou por ser coordenador do projeto ou por ter sida adicionada permissão para tal). Ao clicar no título do projeto, o mesmo é aberto na tela de visualização do projeto.

Visualização do projeto

Ao visualizar o projeto na sua tela inicial, os dez templates mais recentes (se houver) são exibidos. Esta é a tela de partida para os itens subsequentes da seção Projetos cadastrados deste manual.

Botões disponíveis:

  • Configurações: situado na parte superior direita, junto ao titulo e número do projeto.
  • Novo Template: permite a criação de um novo template de certificados
  • Lista de pacotes: ao lado do botão "Novo Template" há um campo em formato de lista que mostra os pacotes do projeto

Mostrar/Ocultar detalhes do projeto

Partindo da tela de visualização do projeto, o botão Configurações permite visualizar/ocultar as informações do projeto armazenadas no sistema de certificados, resultante da busca efetuada no SIGPEX.

Atualizar informações do projeto

Quando as informações mostradas do projeto não estiverem de acordo com as do SIGPEX (normalmente após haver alguma revisão do projeto), deve-se efetivar a atualizaçãod dos dados do mesmo. Isto se faz por meio do botão Configurações >> Atualizar informações do projeto, partindo da tela de visualização do projeto

Permissões do projeto

A partir da visualização do projeto, em Configurações >> Permissões, é possível visualizar as pessoas que possuem permissões para gerenciar o projeto. Também é possível atribuir permissão para outras pessoas e excluir permissão já concedida.

Adicinar uma permissão ao projeto

Para adicionar uma permissão, na tela de permissões do projeto, basta procurar pelo nome da pessoa no campo de busca dentro da seção Permissões.
Ao clicar em pesquisar, serão listadas todas as pessoas encontradas com o critério pesquisado.
No lado direito, há um botão para adicionar a permissão. Ao clicá-lo, a pessoa em questão recebe um papel de editor no projeto.

Pacotes

Para projetos que possuem muitos templates, existe a funcionalidade de pacotes para ajudar na organização dos mesmos.
A partir da visualização do projeto, em Configurações >> Pacotes, é possível visualizar os pacotes do projeto.

Pacote padrão

Inicialmente o projeto ao ser buscado no SIGPEX recebe um pacote denominado "Pacote padrão". É neste pacote que um novo template é vinculado caso não seja explicitado na hora da criação. O nome do pacote padrão pode ser alterado a qualquer momento, na parte de gerenciamento de pacotes.

Gerenciando pacotes de um projeto

A partir da visualização do projeto, em Configurações >> Pacotes, é possível visualizar os pacotes do projeto.
Nesta seção há opção de criar um novo pacote, bem como visualizar os templates de determinado pacote listado.
Ao lado do nome do pacote, há um botão para editar o nome do pacote e eventualmente efetivar a sua alteração.

Templates - criação/edição

Integração com o Sistema de Inscrições

É possível indicar que os candidatos a certificados virão do sistema de inscrições.
No entanto, é preciso saber algumas particularidades para fazer uso corredo desta funcionalidade:
  • na atividade do sistema de inscrições, é preciso indicar o número de protocolo do projeto no SIGPEX que será gerado o certificado
  • uma atividade só pode estar atrelada a um template. No caso de já ter sido usada, não aparece na lista de edições disponíveis
  • o nome da edição no sistema de inscrições deve ser sugestivo e que facilite a identificação da atividade, pois é utilizada no sistema de certificados
  • quando sincronizados, somente as inscrições como situação Homologada são trazidas para o sistema de certificados

Novo template

Ao clicar no botão "Novo template", é mostrada uma janela com opções de Seleção de Candidatos. São opções para todos os usuários:
  • Provenientes do Sistema de Incrições
  • Importação por arquivo TXT ou CSV
Ainda há as seguintes opções, mas restritas:
  • SEPEX
  • DLLE

Campos da tela de criação de template de certificado:

  • Edição: escolher a edição do sistema de inscrições
  • Pacote: escolher a qual pacote o template estará vinculado
  • Titulo do certificado
  • Apelido do certificado: para facilitar a gestão
  • Tópicos abordados: ver também como ficam se optar pela integração com o Moodle
  • Data de início
  • Data de término
  • Carga horária: ver na parte superior, sobre SIGPEX
  • Complementação do certificado
  • Integração com o Moodle

Configurando a Seleção de Candidatos

Sistema de inscrições

Será apresentado o nome da edição da(s) atividade(s) cujo número de protocolo seja o mesmo do projeto onde o template está sendo criado

Arquivo CSV ou TXT

Possibilita que os candidatos sejam importados diretamente mediante formato CSV, num arquivo de texto.
IMPORTANTE: a maioria dos problemas relacionados a este recurso se dá no formato incorreto dos dados e na codificação dos caracteres acentuados e afins.
Para o correto funcionamento, recomenda-se que o arquivo seja salvo no formato UTF-8

Inclusão individual

Este recurso foi disponibilizado primeiramente para a inclusão de estrangeiros, mas funciona para qualquer pessoa com registro no cadastro de pessoas da UFSC. Para se cadastrar, a pessoa deve buscar na tela de login do sistema de certificados, o link "Primeiro acesso".

A inclusão se dá pela busca da pessoa desejada por meio do seu nome.

Habilitar a emissão dos certificados

A emissão dos certificados só deve ser habilitada após todos os dados estarem corretos e conferidos.
Uma vez habilitada,não é possível editar o template nem corrigir os certificados emitidos.

Devolver para edição

<< funcionalidade sendo estudada para possibilitar correções em certificados já habilitados para emissão >>

Gerenciar assistentes

Assistente: pessoa que possui este papel pode acessar o modelo de certificado e os respectivos participantes e sincronizá-los. Mas o assistente não pode editar as configurações do template do certificado.

Na página de visualização do template de certificado, escolha a opção Gerenciar assistentes do botão Configurações.

Será mostrada uma tela com as pessoas que possuem o papel assistente no modelo de certificado em questão.

Para adicionar um novo assistente, basta procurar pelo nome ou CPF da pessoa que receberá este papel. É preciso que a pessoa tenha acessado (feito login) pelo menos uma vez no sistema de certificados. Será mostrado nome da pessoa e ao lado um campo de botão (radio button) para ativar o papel, conforme ilustração.

Editar as configurações do template

Só é possível editar um template se o mesmo ainda não tiver a emissão dos certificados habilitada.
Para efetuar a edição, basta acessar o botão Configurações >> Editar.
Os campos disponíveis são os mesmos da criação do template.

Templates - Organizando

Templates mais recentes

Sempre que o projeto é visualizado, são listados os dez templates mais recentes.
No caso da visualização estiver ocorrendo em templates de um determinado pacote, é possível acessar os mais recentes, selecionado a opção "Templates do projeto" na lista de pacotes ao lado do botão "Novo template".

Templates por pacote

Há duas formas de visualizar os templates de um determinado pacote.
Partindo da tela de visualização do projeto:
  • por meio do botão Configurações >> Pacotes
  • escolhendo o pacote diretamente na lista de pacotes ao lado do botão "Novo template"

Organizando templates em pacotes

Conforme apresentado acima, os templates podem ser apresentados por ordem cronologica ou por pacotes. Para trocar um template de pacote, basta na lista de templates, escolher a opção "Alterar pacote" disponível no botão da coluna "Opções".

Templates - Participantes

Sincronizar com fonte de dados

Se a origem da seleção dos candidatos não tenha sido CSV ou TXT (sistema de inscrições, etc), no botão Participantes, há a opção de sincronizar com a fonte de dados.

IMPORTANTE: os dados são enviados uma única vez pelo sistema de origem. Já aconteceu casos raros de participantes homologados terem sido enviados e que não apareceram no sistema de certificados. Neste caso, recomenda-se:

1º) aguardar, pois pode haver outros processamentos agendados, que ocorrem por ordem de chegada.

2º) depois de aguardar pelo menos 24h, entrar em contato com a SeTIC, por meio do canal de atendimento.

Importar arquivo CSV ou TXT

É possível importar candidatos também por meio de arquivo CSV ou TXT, seguinte formato indicado na própria página do sistema.

IMPORTANTE: o arquivo deve ser texto, com codificação UTF-8. Na última atualização, a biblioteca que é utilizada para tratamento de arquivos CSV apresentou problemas com caracteres acentuados, cedilha, etc. Recomenda-se a não utilização até que este item seja corrigido e consequentemente retirado deste manual. O fato do nome não estar acentuado/grafia incorreta não interfere no certificado emitido, pois no momento da emissão, os dados utilizados são os informados no registro do cadastro da pessoa na UFSC.

Adicionar participantes individualmente/Estrangeiros

Outra possiblidade de incluir pessoas no sistema de certificados é por meio da "Inclusão de Participantes Individualmente".

Ao abrir o template desejado, na seção de Participantes, há um botão com o rótulo "Participantes". Se clicar neste botão, aparecerão algumas opções. Ao selecionar "Adicionar participantes sem CPF por passaporte", será aberta uma tela de Inclusão de Participantes individualmente.

Nesta tela, é preciso informar o nome da pessoa e será buscado no cadastro de pessoas da UFSC.

Para incluir, basta clicar no campo de checagem (checkbox) ao lado do nome e depois no botão Incluir.

IMPORTANTE:

- nomes comuns podem retornar mais de 10 registros e a busca precisará ser refinada.

- caso não seja localizado, significa que a pessoa não tem cadastro na UFSC e primeiro terá que fazer o autocasdastro.

Tópicos abordados personalizados

Integração com o Moodle

IMPORTANTE: para que funcione corretamente a integração com o Moodle, deve-se solicitar a equipe Moodle por meio de chamado para que a sincronização seja ativada e os participantes que atingirem os critérios de completude do curso possam ser enviados ao sistema de certificados para emissão dos seus respectivos certificados.

Na edição do modelo do certificado (tela 2 de criação também) há uma seção de Integração com o Moodle. (importante: esta seção só aparece se for escolhido o Sistema de Inscrições como origem dos participantes)
Há quatro opções para ativação:
  • Integrar certificado com o Moodle: isso quer dizer que o Moodle "avisará" qual participante pode ter seu certificado emitido. Ver Perguntas Frequentes do Moodle.
    IMPORTANTE: Habilitar a emissão de certificados através do botão Configurações.
  • Ignorar tópicos abordados do Moodle: se esta opção for ativada, é preciso definir (se for o caso de haver essa informação) os tópicos abordados no modelo do certificado. Caso não seja ativada esta opção, o Moodle enviara todos os módulos cursados pelo participante com carga horária maior que zero.
  • Utilizar a data de inscrição do Moodle como data de início do certificado: ao ativar esta opção, a data de início do template é substituida pela data que a pessoa foi homologada no sistema de inscrições e inscrita no curso Moodle.
  • Utilizar a data de sincronização do Moodle como data de término do certificado: ao ativar esta opção, a data de término do template é substituida pela data que a pessoa foi enviada pelo Moodle para o sistema de certificados.

Colocar ainda:
- não é possível atrelar a carga horária do certificado aos tópicos que vem do moodle
- a data de término é automaticamente considerada a de sincronização do moodle, caso seja maior que o dia da sincronização.